Aktuell existieren zwei parallele Varianten von Outlook: die klassische Ansicht und die immer weiter etablierte grafische Benutzeroberfläche, Outlook (new). Outlook classic basiert auf einer traditionellen Arbeitsweise, die sich primär auf die Arbeit am lokalen Computer konzentriert. Der Datenaustausch innerhalb des Unternehmens erfolgt über Transfer- oder Austauschlaufwerke. Die Basis bilden dabei die herkömmlichen Outlook-Module bzw. -Apps wie E-Mail, Kontakte, Kalender und Aufgaben sowie Notizen, Ordner und Verknüpfungen.

Die neue Variante stellt analoge Funktionen über verschiedene Apps bereit, die nahtlos in MS 365 Produktivitätscloud integriert sind. Sie erfordert eine umfassende Anpassung der bisherigen Arbeitsabläufe, da es auf die Anforderungen agiler und teamorientierter Zusammenarbeit ausgerichtet ist.
Während das Erstellen und Verwalten persönlicher Aufgaben in der App Microsoft To Do stattfindet, wird das kollaborative Aufgabenmanagement separat über die App Planner realisiert.

Highlights:
Outlook (new) – Graphical User Interface (GUI)
Neuer Ansatz zur Bedienung und neue Funktionen
Die Apps E-Mail, Kalender, Personen sowie Gruppen
To Do- und Planner-App zum Aufgabenmanagement
Planen und Umsetzen „zukunftsfester“ Arbeitsabläufe

Die parallele Mitarbeit wird durch den Einsatz eines zweiten Monitors oder auch Endgeräts, etwa eines Tablet-Computers, für die ZOOM-Übertragung deutlich vereinfacht.